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Metodología
Para la organización de sus archivos, el FAPECFT aplica los dos principios básicos de la archivonomía:
 Respeto al principio de orden original de los documentos
Respeto al principio de la procedencia de los documentos
Algunos archivos están ordenados alfabéticamente de acuerdo al orden original que presentan sus documentos, como es el caso del Archivo Plutarco Elías Calles. Los que no cuentan con un orden definido, se clasifican en fondos, series y subseries documentales siguiendo un orden temático y cronológico. Este es el caso del Archivo Fernando Torreblanca que se dividió en tres fondos documentales respetando la procedencia de sus documentos.
El proceso archivístico al que se someten todos los materiales históricos implica los siguientes pasos:
Identificación de los materiales históricos respetando los principios de orden original y procedencia de los documentos
Clasificación en fondos, series y subseries siguiendo un orden temático y cronológico
 Elaboración del cuadro clasificador
Catalogación:
Elaboración de bases de datos con la información de las fichas catalográficas de los expedientes
Elaboración de índices onomásticos, geográficos y temáticos
Proceso de limpieza, restauración y conservación de los materiales históricos
Una vez identificados y clasificados los materiales históricos, los siguientes tipos documentales se retiran de los expedientes para su mejor conservación: fotografías, periódicos, mapas, planos y piezas museográficas, que por sus características o tamaño son susceptibles de deterioro. Se elabora una constancia de retiro en la que se asientan los datos del documento retirado (nombre y número del expediente de donde se retira, tipo y descripción del documento) y los datos de su reubicación (fototeca, planero o pieza museográfica en exposición, como puede ser una fotografía enmarcada, un diploma o un nombramiento). En la ficha catalográfica del expediente y en el documento mismo se hace referencia a la reubicación del documento.
El orden original que guardan algunos expedientes agrupados, se respetó y se les denominó serie o subserie original. Los expedientes que no mostraron un orden original se les denominó expedientes integrados. Se conservaron los títulos originales de expedientes que se identifican en los cuadros clasificadores al escribirse con letra cursiva. La documentación dentro de cada expediente se ordenó cronológicamente.
Para la elaboración de bases de datos con la información de las fichas catalográficas de los expedientes, el FAPECFT utiliza una plataforma denominada Sistema PEC. En la ficha catalógrafica se asientan los siguientes datos:
Nombre del archivo
Nombre del fondo
Nombre del expediente
Número de inventario
Tipo documental
Número de fojas
Tema o asunto
Lugar
Fecha
Auxiliares temáticos
Llaves de acceso
Ubicación
Una vez elaborada la base de datos, los materiales históricos se someten a un proceso de:
Limpieza: se retira del documento todo material metálico como grapas, clips, broches, alfileres, etc…
Restauración: si lo requiere el documento utilizando injertos de papel japonés y pegamento a base de celulosa de papel.
Conservación: se coloca una escartibana de papel micro en cada documento, para encuadernarlos en folders con materiales libres de ácido.
Los investigadores tienen acceso a los fondos documentales utilizando instrumentos electrónicos para la consulta de bases de datos e índices onomásticos, geográficos, cronológicos y temáticos con el apoyo de auxiliares temáticos y llaves de acceso.
Fototeca
Gracias a una beca otorgada por el CONACYT en 1999, el FAPECFT participó en su programa Apoyo a proyectos para desarrollar bases de información. El proyecto del FAPECFT se tituló Automatización y conservación de la colección fotográfica de los archivos privados de Plutarco Elías Calles, Álvaro Obregón, Joaquín Amaro y Fernando Torreblanca.
Se elaboraron bases de datos e índices onomásticos, geográficos y temáticos con la información de las fichas catalográficas de las fotografías de los diferentes archivos y fondos. Se utilizó el programa Winisis que permite la edición de discos compactos y se digitalizaron las imágenes utilizando el programa Adobe Photoshop.
El Sistema de consulta Isis permite ver en pantalla en forma simultánea, la imagen digitalizada y la ficha catalográfica con la siguiente información de la fotografía:
Nombre del archivo
Nombre del fondo
Nombre de la serie
Número de inventario
Número de la imagen dentro de la serie
Tema de la fotografía
Descripción de la fotografía
Identificación de personajes mediante la colocación de números sobre la imagen virtual
Lugar
Fecha
Observaciones (dedicatoria de la fotografía si la tiene, donación si lo es, referencia bibliográfica, etc.)
Nombre del fotógrafo
Nombre de quien identifica la imagen o los personajes que en ella aparecen
Llaves de acceso
Auxiliares temáticos
Ubicación en la fototeca
Número de fotografías con la misma imagen
Formato de la fotografía
Original o copia
Blanco y negro o color
Negativo
Todo el material fotográfico se somete al siguiente proceso:
Limpieza utilizando el limpiador de emulsiones fotográficas PEC-12.
Restauración sí se requiere.
Conservación utilizando micas de polipropileno para colocar las fotografías en carpetas o cajas, según el tamaño, elaboradas con materiales libres de ácido.
La reproducción de las imágenes a partir de su digitalización contribuye a la conservación de las mismas al evitar la manipulación y el deterioro de sus originales.
Términos de archivística
Administración de documentos
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.
Archivo histórico
Aquel que conserva la documentación con valor permanente. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
Principio de orden original
Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.
Principio de procedencia
Principio básico de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.
Expediente
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
Identificación
Primera fase de la metodología archivística cuyo objetivo es el conocimiento de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se registra el procedimiento administrativo y otras disposiciones que afectan al trámite o, si se trata de un fondo particular, identificar las actividades del personaje que generó los documentos. La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de procedencia.
Clasificación
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o, si se trata de un fondo particular, con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con la elaboración del cuadro clasificador y la ordenación de sus series y subseries documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción.
Cuadro clasificador
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo o actividades del personaje, si se trata de un fondo particular. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (fondos, series y subseries).
Catalogación
Proceso archivístico que permite el acceso a los acervos documentales mediante la utilización de fichas catalográficas elaboradas con información del contenido y ubicación de los documentos. A partir de estas fichas se elaboran bases de datos e índices onomásticos, cronológicos, temáticos y geográficos.
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